viernes, 14 de marzo de 2008

CARTAS COMERCIALES



CARTAS COMERCIALES

La carta comercial es una comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales,igualmente en las relaciones entre las empresas y sus empleados.


Acrónimo: abreviatura conformada por diferentes letras iniciales y no iniciales de una razón social.


Anexo: es un documento o elemento que acompaña a la carta.

Apóstrofo: es un signo ortográfico que, para efectos de esta se utiliza para separar las cifras en dinero que por su parte indican millon.

Asunto: es una síntesis del contenido de la carta, da una entrada a lo que se va a hablar en la carta.

Datos del remitente :razón social (nombre de la empresa), logotipo, cuidad, dirección, teléfono, fax telex y dirección eléctronica, y por su parte el NIT de quien envía la comunicación

Encabezado: línea de identificacion para indicar la continuidad del coumento.

Espacio: distacncia horizontal de escritura

Estilo: es el orden en la distribución de las diferentes líneas que conforman la carta

Fecha: lugar de origen del documento, día, mes, año.

Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. por extensión se le dice renglón .

Línea especiales: líneas de anexos, copia, e identificación del transcriptor.

Logotipo: simbolo que identifica a una empresa.

Membrete: inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.

Razón social: nombre qeu identifica a una empresa.

Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante

Saludo o vocativo: Línea opcional de cortesía.

sigla: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada una razón social.

Texto: cuerpo del mensaje.

Transcriptor: persona responsable de digitar el documento.


Margenes:

superior entre 3cm y 4 cm
inferior entre 2cm y 3cm

lateral izquierdo entre 2 cm y 4 cm
lateral derecho entre 2cm y 3cm

encabezado de las paginas subsiguientes entre 2cm y 3 cm.


zona 1: espacio destinado para la impresion de la razón social, siglia o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y NIT. las medidas respectivas son de 14 cm horizontales.desde el borde izquierdo de la hoja, y entre 3cm y 4 cm verticales desde el borde superior.


Zona 2: espacio destinado para la impresión de dirección eléctronica, fax, teléfono, télex, NIT y mensiones obligatorias en virtud de disposiciones legales, ciudad y país. ocupa entre 1.5 cm y 2cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho del papel.

Zona 3: Espacio superior derecho que se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro o la fecha de recibo del documento.

PARTES DE LA CARTA

Numero ( referencia): La numeración es consecutiva según lo establecido por el código del comercio. le puede anteceder el código de dependencias, determinado por cadas empresa en particular. se escribe de dos a tres interlíneas del margen superior. observamos en la figura 2 y 4

Fecha: Los datos de la ciudad de origen y la fecha de envío, se escriben de dos a tres interlíneas del número y en forma completa, en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto.

EJEMPLO:

Medellín, 26 de noviembre de 1996.

DATOS DEL DESTINATARIO:

Estos se dirigen en forma personalizada, es decir a un funcionario o persona específica, ya por su parte si no nos sabemos el nombre lo podemos envíar a la jefatura responsable.

Apartir de la CIUDAD y LA FECHA se dejan de cuatro a seis interlíneas según la extensión de la carta. Estos datos pueden ocupar hasta ocho líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito yamiento académico, va con mayúscula inicial:

EJEMPLOS:

Señor , Señora, Doctor,Doctora, Licenciado, Licenciada, Ingeniero,Ingeniera,Economista.
NOMBRE DEL DESTINATARIO:

Este se ubica en la segunda línea, en mayúscula sosotenida o con mayúscula inicial, de preferencía se escriben los dos apellidos. NO SE UTILIZA NEGRILLA.

EJEMPLO:

Señor

LUIS CASTAÑEDA LONDOÑO.

Señor

Luis castañeda londoño.

Gerente general:

Nombres de cargos demasiado extensos, pueden repartirse en dos líneas para guardar armonía con los datos restantes. No se efectúa separación silábica.

EJEMPLO:

Señor

EDUARDO SÚAREZ RICO

jefe de mercadeo de

Operaciones Nacionales

Se anota en la línea siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, o sigla o acrónimo
En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial y respetando las denominaciones Ltda, S.A y otras que pueden contener razón socia
Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabara de la razón social, se escriben en mayúscula sostenida. con punto o no, segun lo haya registrado la institución.
Los acrónimos pueden ir en mayúscula sostenida:

EJEMPLO:

SENA o sena

ICONTEC o icontec
CADES o cade

La dirección o apartado se utiliza en una de las dos En la carta se escribe la misma dirección que se registra en el sobre, se dejan, dos espacios a máquina o cuatro en computador, entre el número de la calle y el de la puerta o se emplea opcionalmente la abreviatura de número. No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida y demás.

EJEMPLO:

Señor

GERMAN CIFUENTES CEBALLOS

Jefe Servicio De Información

Manufacturas Restrepo Ltda.

Carrera 65 135-85

El apartado se anota como como un solo número en este caso no se escribe la dirección

EJEMPLO:
Ingeniero

José Miguel Cantillo Valencia

Jefe de proyectos

Construcciones Ltda

Apartado 50943.

Nombre de la ciudad. se identifica la ciudad por su nombre, aún tratándose de correspondencia local.
EJEMPLO:
Santafé de Bogotá, 22 de julio de 1996

Doctor

GUILLERMO GARCÍA SÁNCHEZ

Director de Talento Humano
Universidad de Desarrollo Tecnológico
Calle 57 43-19
Santafé de Bogotá D.C.

ASUNTO: constituye la síntesis del tema de la carta, expresada en maxímo cuatro palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.
EJEMPLO :

Asunto: Vencimiento póliza 489637

se pueden permitir artículos, conjuciones o preposiciones, sin afectar el sentido.

se anota contra el margen izquierdo en estilo bloque extremo. En estilo bloque, parte del centro del escrito hacia la derecha, alineado con el número y la fecha.

se escribe a tres interlíneas de los datos del destinatario cuando no hay saludo independiente y a dos cuando lo hay.

SALUDO O VACATIVO
Para las damas se aconstumbra el nombre y para los caballeros el apellido. se puede elegir cualquiera de las siguientes opciones.

como saludo independiente se escribe a tres interlíneas de los datos del destinatario cuando no hay asunto y a dos, cuando lo hay.
EJEMPLO:
Apreciado Señor Botero:
Apreciada Ingeniera Gloria:
Señora Ministra:
Cordial saludo Señor Martinez.
Como parte inicial del texto se escribe de cuatro a seis interlíneas de los datos del destinatario, o a tres del asunto, si lo hay.
EJEMPLO:
Tenemos el gusto de saludarla, Ingeniera Lucía, y de acuerdo con...
Con agrado lo saludamos, Señor Suaréz, y le comunicamos...
Respetuosamente lo saludamos y confirmamos...
TEXTO:
Se escribe a una interlínea entre renglones y a dos entre párrafos y se tiene en cuenta lo siguiente:

El texto se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla, y cortés; de preferencia, se expresa en primera persona del plural por que representa a un grupo empresarial, así se trate de un único firmante.

En lo posible se trata un solo tema por carta.
En las comunicaciones comerciales se omiten los temas personales.
En las cartas comerciales se utiliza tratamiento de usted.
Es importante que la carta no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
Este inicia de cuatro a seis interlíneas de los datos del destinatario, cuando no hay asunto mi saludo independiente.
Comienza a 3 interlíneas del asunto o del saludo independiente, cuando los hay.
ENCABEZADO:
se ubica entre 2 cm y 3cm del borde superior de la hoja en papel en blanco o a dos interlíneas del logotipo o de la razó social, con mayúscula inicial. Está constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y el número de la página contra el margen derecho.

MARGEN IZQUIERDO:
Ingeniero Luis Castañeda Londoño ........................................... 2
Señora Claudia B de Montoya 96-04-24........................................ 2
Dr Carlos Alberto Sandoval 4125............................................. 2
ProductosyserviciosS.A.......................................................2

El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de dos a cuatro interlíneas del encabezado.
En caso de que se termine la página antes de finalizar un párrafo completo, se dejan mínimo dos renglones en ésta y dos en la siguiente.
La última página dene contener, como mínimo, el parráfo de cierre antes de la despedida.

DESPEDIDA:
Es una expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto, atnto en estilo bloque extremo, como en estilo bloque. Presenta dos alternativas.

EJEMPLOS:
Atentamente,
Cordialmente,
Sinceramente,

Estos son ejemplos de despedida con frase de cortesía terminada en punto (.)

Agradecemos su gentil colaboración.
Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta.
Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.
Para nosotros es un gusto servirle.

REMITENTE:

El nombre se sitúa de cuatro a seis interlíneas de la despedida y en concordancia con el nombre del destiunatario, se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial. El cargho se anota en la línea siguiente, con mayúscula inicial, sin centrar

Si se utiliza el bloque extremo, éstas líneas parten del margen izquierdo; en estilo bloque, del centro del escrito hacia la derecha.


El funcionario respondable firma del nombre mecanografiado.

EJEMPLOS:

JORGE PINEDA CALLE
Jefe de producción
Jorge Pineda Calle
Jefe de Prodcucción



En el caso de dos firmantes, sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja. En caso de más de dos firmantes, si el número es impar, el último se centra.

ANEXO:

Si se requieren, se detallan en el texto. Al final de la carta, a dos interlíneas del firmante, se anota la palabra Anexo o Anexos, seguida de dos puntos (:) A dos espacios se enuncia la cantidad; de preferencia se clarifican el número de hojas o el tipo de anexo.

EJEMPLO:

Anexo: uno ( 10 hojas)
Anexos: tres ( dos disquetes y un cheque)
Anexos: tres ( nueve hojas).

ESTE ES UN MODELO DE CARTA COMERCIAL BLOQUE EXTREMO


ESTE ES UN MODELO DE CARTA COMERCIAL BLOQUE

















































































































































































































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1 comentario:

GRUPO SENA dijo...

MUCHA LETRA POCA IMAGEN NO LO PUEDES HACER MÁS AMIGABLE PARA QUE TODOS DISFRUTEN AL VERLO ELSA ROSERO